Hea plaan päästab kõigi päeva

Photo: Bruce Mars
“Teistmoodi koosolek”

Kas saame töötajatele ette heita, et nad koosoleku Instagramis südameid jagades mööda saadavad, kui me nende sisulistele vajadustele mõelnudki pole?

.

Meie tööaega näiliselt lahutamatult tükeldavaid koosolekuid puudutav statistika muutub üha traagilisemaks. Konsultatsioonifirma Bain & Co läbi viidud uuringu kohaselt on aastast 2000 koosviibimistel veedetud aeg USA-s kasvanud igal viimasel kui aastal 8-10 protsendi võrra. Eraldivõetuna ei tundugi protsendimäär ehk midagi erilist, ent liitintressi maagia tähendab, et 19-aastase perioodi jooksul on ühine ajakulu kerkinud üle viie korra. Eesti kohta küll sama mastaapset andmestikku kasutada pole, kuid eeldada võib, et meie trendid suure liitlase sabas sörgivad.

.

Numbritesse süvenedes võib leida muudki hirmutavat: värbamiskeskuse The Muse küsitluses tunnistas 92 protsenti koosolekutel rööprähklemist ehk otsesemalt öeldes kõrvaliste asjadega tegelemist, 41 protsendi praktiseerivat seda suisa pidevalt. Loomulikult saaks seda osakaalu digiajastul jõuga vähendada, kui elektroonilised seadmed koosolekuruumist eemaldada, kuid kas sunnimeetmed on tõesti ainsaks võimaluseks?

.

Eeldatavasti võiks enne käteväänamist siiski alustada peeglisse vaatamisest. Google’i masinõppe spetsialisti Been Kimi doktoritöö näitab, et vaid 37 protsendil Ühendriikides peetavates koosolekutest eksisteerib struktureeritud plaan, ülejäänud ei erine seega oluliselt tavalisest mokalaadast. Samas teadustööst ilmneb, et plaani kontsentreeritud järgimine aitab koosolekutele kuluvat aega kuni 80 protsendi võrra vähendada – nii ei teki osalejatel põhjustki Facebooki uitama minna. Muidugi pole plaani võimalik alati täita, ent vähemalt läheb vana ütlust viisakamaks mugandades siis vastu taevast plaan, mitte kogu üritus.

.

Hardi Kinnas

Olen korraldanud sündmusi üle 20aasta. Blogis keskendun MySpotiti tegevusele. Jagan nippe sündmuste korraldamisest, vigadest, mida seminare tehes juhtub ja koosolekute edukast läbi viimisest.