Mida teeksid Sina 28 tunniga nädalas või 13 lisapäevaga aastas?

Alateadlikult tajume ju kõik, et aegunud koosolekuformaadid kulutavad meie aega. Kuna numbrid valetada ei oska, siis võiksime võtta natuke tähelepanelikumalt ette koosolekustatistika – kui suure osa ikkagi oma toimekatest nädalatest koosolekulaudade taga veedame? Olgu juba ette öeldud, et vastus võib kujuneda selliseks numbripeoks, mille asemel oleksid Sa eelistanud õndsas teadmatuses edasi elada.


Palume lavale – statistika!

VoloMetrixi uuringu kohaselt (andmed pärinevad küll ookeani tagant, kuid kust mujalt meie kontori kultuurgi?) on töistel koosviibimistel veedetud aeg võrreldes 2000. aastaga kerkinud veerandi võrra ning kõigi eelduste kohaselt see trend jätkub. Kui tippjuhid veedavad selle iseenesest sekundaarse tegevuse juures 28 tundi nädalas, siis keskastmejuhtide olukord pole oluliselt parem: nemad pääsevad 21 tunniga. Teatav kogus silmast silma kohtumisi on mõistagi asendamatum, ent kui palju jääb sellise koormuse juures aega sisuliseks tööks?

.

Kes küll kõik ruumid ära broneeris?!

Massilisel hulgal koosolekuid raiskab kahtlemata väärtuslikku tööaega, kuid oluliselt vähem mõeldakse sellele, kui palju nõuab nende korraldamine ruumi. Nii kulutab ca 40% kontorirahvast igapäevaselt pea 30 minutit sobiva koosolekuruumi otsimiseks ning sellega seonduvatele logistiliste detailide korraldamisele (SteelInc 2014).

Kuigi ca 73% juhtudest saavad kokku kaks kuni neli inimest (õnneks veel ühe inimese sisemonoloogiks seminariruumide broneerimiseni pole jõutud), toimub miskipärast 53% koosolekutest seitsmele või enamale inimesele parajas koolitusruumis. Ega küll küllale liiga ei tee, mõtleb ilmselt korralduse eest vastutav isik– ja vajutab kalendrikutsel „send“ nuppu.

.

See suur, et mis ma siiski õhtuks süüa peaks ostma?

Eelpoolkirjeldatu on üsna tavapärane kontorikoodeks – äkki isegi mingis mõttes paratamatus?

Üks number, mida peame Sinu kui koosoleku korraldajani tooma on aga veel – keskmiselt 9 inimest 10’st tunnistab, et nad mõtlevad pahatihti koosoleku ajal hoopis teistele asjadele (Productivity Institute 2013).  Vahel unistavad. Teinekord mõtlevad õhtusele menüüle ning asjadele, mida poest ostma peaks. Või siis loendavad aknast viaduktil sõitvaid punaseid autosid.

See kõik on inimlik ning loomulik. Meie siin MySpotitis usume aga, et saab teistmoodi. Nii, et koosoleku korraldamine, ruumi leidmine ning sellest elamuse tegemine võib olla lihtsamast lihtsam. Isegi mugav. Ja mis veel olulisem – kiire.

Võta oma aeg koosolekute korraldamise protsessilt tagasi. Me teame, et tegelikult on Sul ju palju paremaid kohti, kus seda kasutada.

.

.

.

Hardi Kinnas

Olen korraldanud sündmusi üle 20aasta. Blogis keskendun MySpotiti tegevusele. Jagan nippe sündmuste korraldamisest, vigadest, mida seminare tehes juhtub ja koosolekute edukast läbi viimisest.