Kuidas koosolekupaiga kolimine valutuks muuta?

Kohtumiskohtade varieerimine evib meeletut potentsiaali koosolekute efektiivsemaks muutmiseks, kuid muidugi ei realiseeru see iseenesest. Uutes oludes muutuvad lihtsad viisakusreeglid olulisemaks kui kunagi varem.

.

Kutsu varakult koosolek kokku

Spontaansus võib küll teatud psühholoogilise profiiliga isikuid inspireerida, ent veelgi kasulikum on hoolega planeeritud “spontaansus”. Piisavalt varajane kutse on siinkohal A ja O, et ka plaanimajanduse fännid jõuaksid vaimu valmis panna ning oma ettekanded filigraanse täpsuseni lihvida. Teisalt kipub liiga ammune teade nii kirjakastis kui mälus pakilisemate probleemide alla mattuma. Rusikareegel uue koosoleku väljahõikamiseks on nädal enne toimumist – ehk siis üldjuhul on mõistlik see paika panna juba eelmise koosviibimise lõpus.

.

Teavita koosoleku sisust

Veelgi olulisem on aegsasti töötajatele edastada päevakorrapunktid – enamik meist pole kaugeltki nii nauditavad improviseerijad, kui me endale sisendada armastame. Suvaliselt kulgev ja struktureerimata koosolek raiskab kõigi asjaosaliste aega – niisama mulgutada võime ju alati kohvinurgas. Loomulikult peab lugupidamine olema vastastikkune: laiali saadetud materjalid tuleks läbi lugeda pisut varem kui eelmise kõneleja ettekande ajal.

.

Täpsus loeb

Ning mõistagi on täpse aja- ja sisukava etteandmisest tolku vaid siis, kui sellest ka kinni peetakse. Seega maksab koosoleku alg- ja lõppajad pühaks kuulutada ning erandeid vaid tõesti mõjuvatel põhjustel lubada. Kroonilise hilinemise vastu aitab lõpututest vastutulekutest paremini koolipõlvest tuttav ukse lukustamine.

.

Hardi Kinnas

Olen korraldanud sündmusi üle 20aasta. Blogis keskendun MySpotiti tegevusele. Jagan nippe sündmuste korraldamisest, vigadest, mida seminare tehes juhtub ja koosolekute edukast läbi viimisest.